2019-12-15 07:10 (일)
[기고]‘문서 보안’ 인쇄도 아웃소싱에서 인하우스로
[기고]‘문서 보안’ 인쇄도 아웃소싱에서 인하우스로
  • 대한금융신문
  • 승인 2015.09.06 13:57
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리소코리아 조의성 부사장

▲ 리소코리아 조의성 부사장

아웃소싱’은 이제 기업의 필수적인 전략 중 하나다. 기업의 핵심 역량을 집중하기 위해 외부 협력사에 아웃소싱을 맡김으로써 비용절감과 업무효율성 및 경쟁력을 높이고자 하는 니즈가 아웃소싱의 확산을 낳았다.

기업의 인쇄 부문도 마찬가지다. 기업들이 인쇄 부문을 외주형태로 운영해 전문화, 간소화를 도모하고 원가절감과 품질향상이라는 상충되는 2가지 효과를 동시에 누릴 수 있다고 판단했기 때문이다. 그러나 만능으로 여겼던 인쇄 아웃소싱에 적잖은 부작용이 나타나고 있다.

가장 큰 문제로 지적되고 있는 것이 바로 ‘보안’ 문제다.

최근 정보유출 사례들을 살펴보면 외부의 무단 침입으로 인한 유출보다는 내부 직원의 정보유출이 훨씬 높은 비중을 차지하고 있으며, 유출주체 중 일부는 외부 협력업체나 상생업체의 직원 등으로 문서 접근이 허가된 사용자들이었다.

인쇄 아웃소싱을 통한 문서의 관리 현황과 보안 사고는 ‘거의 파악된 것이 없는’ 수준이며 여전히 엄청난 개인정보가 담긴 문서들이 열악한 환경에서 인쇄되고 분류돼 유통되고 있다.

자사 고객 중 한 기업은 이러한 보안사고를 겪은 후 인쇄 아웃소싱을 철회하고 자체운영 형태로 전환했다.
이 기업의 고객 중 고위 임원에게 본인이 아닌 다른 사람의 개인정보가 담긴 문서가 잘못 발송된 것이다.

인쇄된 문서의 분류와 발송을 담당한 외주 업체 아르바이트생의 실수로 엉뚱한 사람에게 문서가 전달된 사고였다. 여러 개인정보가 담긴 문서였기 때문에 이 사고의 여파는 예상 외로 컸고 더 이상 아웃소싱 체제를 유지할 수 없게 된 케이스다.

이 같은 여러 가지 이유들로 인쇄를 자체운영 형태로 전환하기 위한 방안을 검토 중인 기업들이 늘어나고 있다.

리소코리아는 보안이 필요한 자료들을 외주제작 없이 내부에서 직접 제작할 수 있는 ‘인하우스 (In-House) 프린팅 시스템’을 강조하고 있다. 여러 건강검진센터와 학교, 관공서, 교회, 기업체 등 자사의 많은 고객들이 리소코리아의 인하우스 프린팅 시스템을 통해 개인 정보가 포함된 내용물을 인쇄 외주 없이 사내에서 제작하고 있다.

출력과 봉입, 봉함까지 모든 과정이 자동화돼 봉투와 내용물의 매칭 오류를 없애고 개인정보를 보호할 수 있으며 ‘IC카드 인증 키트’를 통해 사용자가 IC카드에서 인증을 마쳐야만 출력, 복사, 스캔을 할 수 있도록 하고 있다. 또 IC카드별로 인쇄 매수나 특정 기능에 제한을 둘 수 있으며 문서정보에 대한 외부 유출을 사전에 차단할 수 있다는 강점이 있어 보안을 중시하는 여러 기업에서 선호하고 있다.

연이은 산업기밀 유출, 고객정보 유출 등의 사고로 보안에 대한 필요성이 커진 기업들에서 인하우스 프린팅 시스템의 비중은 점차 커질 것으로 보인다. 기업의 업무 프로세스와 문서의 이동 경로, 이동 경로 상의 내·외부 사용자에 따른 총체적인 보안 방안을 진지하게 고민해봐야 할 때다.


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